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Eradiquer totalement la notion d’URGENT. Ne faire que ce qui est IMPORTANT…

Le style Ekezoun* est non seulement un art de vivre, mais une méthode d’organisation des activités. Une méthode concrète et pratique qui repose sur deux principes :
• Eradiquer totalement la notion d’URGENT.
• Ne faire que ce qui est IMPORTANT.

Examinons ces deux points, tranquillement.

1 – Eradiquer totalement la notion d’URGENT.

Il n’y a pas d’urgence. Jamais. Il y a parfois des sentiments d’urgence, mais ce ne sont que des sentiments.
Le sentiment de l’urgence a deux causes distinctes, amplifiées à l’outrance par les absurdités de notre époque délirante.

La première cause d’urgence est le caprice
On rumine une décision jusqu’à la dernière minute et, finalement, lorsque la décision est enfin prise, il faut tout, tout de suite. C’est une constante contemporaine : les délais de décision s’allongent démesurément (anxiété sécuritaire oblige) et les exigences en délais de livraison raccourcissent. Eh bien, non ! De manière plus générale, il y a urgence en aval parce que l’amont n’a pas fait les choses convenablement et à temps. Conclusion : l’amont reporte sur l’aval le stress de son indécision, le stress de ses carences, le stress de ses erreurs (notamment en matière de gestion du temps). La réponse est simple : non ! Que chacun porte la responsabilité de ses manquements (que ce soit ceux du patron ou du client ne change rien à l’affaire). La réponse est et doit être : non ! L’aval fera les choses comme il faut, en prenant le temps de le faire bien ; tant pis pour les handicapés de l’amont.

La seconde cause d’urgence est l’effervescence
Tout est urgent, tout doit se faire vite. Culte de la vitesse apparente où l’effervescence se prend pour de l’efficience. Vite et beaucoup … plutôt qu’à temps et bien. L’effervescence est toujours inefficiente : l’excitation palpable des gens dans les bureaux des état-majors parisiens en est le syndrome : tout y est placé sous le signe du « vite », « pas l’temps », on bouscule, on court, on trépigne, on reste tard le soir (mais on n’est jamais là avant 09h30 et l’on perd 40% de son temps à gérer ses propres tactiques de carrière, à discuter devant la machine à café et à faire des « pauses cigarettes » à tout bout de champ). Ce syndrome est bien connu et ne touche que les gens qui, confusément, savent que leur « boulot » ne sert à rien, ne produit aucune valeur ajoutée, ne demande aucune intelligence. C’est le syndrome des états-majors et des quartiers généraux de ces dinosaures d’ores et déjà condamnés à mort que l’on appelle les « grandes entreprises », les « grands groupes » dirigés par ces « grands patrons » qui ne sont que des apparatchiks qui n’ont jamais risqué leur propre patrimoine et qui seraient incapables de tenir l’épicerie du coin de la rue.

Mais, parce qu’ils sont gros, ils font la mode, ils donnent le ton, ils sont pris en exemple . Mauvais exemple ! Regardez ceux qui produisent vraiment : les artisans, les paysans, ce n’est jamais dans l’effervescence qu’ils opèrent. Eux, ils veulent du travail bien fait, à temps, soigné, parce qu’il savent que le « mal fait » qu’il devront réparer, leur coûtera bien plus, en temps, en énergie, en argent ; et pour opérer ainsi, ils réquisitionnent toute leur technicité, toute leur virtuosité. Et ça prendra le temps que cela prendra ; de toutes les façons, pour faire bien les choses, on ne peut pas aller plus vite. Alors ? Basta l’urgence !

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Lorsque vous postulez pour un emploi, la réussite de l’entretien ne dépend pas que de vous, mais vous pouvez agir pour mettre un maximum de chances de votre côté en vue de séduire votre recruteur. Votre objectif est de lui renvoyer la meilleure image de vous et lui donner envie de vous engager. Voici 10 conseils pour réussir votre entretien d’embauche.

1) Préparez-vous assidument

L’absence de préparation, qui se repère inévitablement, et est un critère éliminatoire… Renseignez vous sur l’entreprise (son histoire, ses activités, son actualité), sur le poste et sur la personne qui vous reçoit.

2) Adoptez une tenue vestimentaire appropriée

L’impair vestimentaire peut s’avérer choquant dans certaines professions, notamment celles où les codes sont encore bien ancrés (banque, assurance…). L’habit fait parfois le moine, et faire l’effort de se fondre dans les traditions de la profession est aussi une preuve de respect et de motivation.

3) Arrivez à l’heure

C’est une marque de politesse et de respect. Le recruteur vous accorde du temps, et se présenter en retard signifie que vous vous souciez peu de son planning et de ses impératifs.

4) Soignez l’entame

Les 30 premières secondes sont capitales. Vous n’aurez qu’une occasion de faire une bonne première impression. Ainsi, selon la façon dont vous allez vous comporter dans les premiers instants, vous bénéficierez d’un a-priori favorable ou défavorable. Attitude souriante, poignée de main ferme, qualité d’élocution et comportement avenant dès les premiers instants vous mettront dans les meilleures dispositions pour la suite.

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Cette semaine j’ai le goût de vous partager une partie d’une conférence à laquelle j’ai assisté lors de ma semaine de formation au Wisconsin.
J’ai eu le bonheur d’écouter Camille Sweeney et Josh Gosfield, auteurs de « The Art of Doing : How Superachievers Do What They Do and How They Do It So Well » (autrement dit : « L’art de faire : comment les « super-performants » font ce qu’ils font et comment ils le font si bien »)

Ils se sont donné comme mandat d’interviewer plus d’une centaine de « super-performants » à travers la planète, c’est-à-dire des gens qui ont réussi à se démarquer de façon significative dans leur domaine respectif et qui sont devenus des leaders et des modèles à suivre pour leurs pairs et leur communauté. Ils ont eu ces conversations avec des créatifs, des artistes, des athlètes, des entrepreneurs et des professionnels dans le but de découvrir la « recette » de leur évolution et de leur succès.

Suite à leurs travaux et leurs nombreuses recherches, ils en sont venus à dégager 10 grands principes que l’on retrouve chez chacun d’eux. Les voici et j’y ai ajouté des questions de coaching à la suite de chacun, pour votre réflexion et votre évolution :

1. Être dévoué à ses rêves : êtes-vous le serveur de vos rêves ou le maître de vos rêves? Créez votre vie autour de vos inspirations et non l’inverse. Quels sont vos rêves? Lequel est prioritaire à ce moment-ci?

2. Mettre à profit son intelligence : travaillez intelligemment plutôt que de travailler encore plus fort. Où travaillez-vous fort ? Et que pourriez-vous faire différemment pour travailler plus intelligemment?

3. Communauté : personne n’est une île. Vous ne pouvez accomplir vos rêves si vous ne vous entourez pas de gens pour vous aider. Entourez-vous d’un groupe de soutien. Demandez de l’aide et identifiez votre communauté. De qui et de quelle expertise auriez-vous besoin actuellement ?

4. Raconter des histoires : vous allez toucher votre communauté à travers vos histoires. Comment pouvez-vous donner de l’amplitude à vos histoires ?

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Dans la vie professionnelle, vous êtes parfois sollicité par votre patron qui veut nous confier une nouvelle mission, ou bien par vos collègues qui vous demandent un service, un coup de main. Et ces demandes se multiplient de façon inquiétante…

Or il ne vous est pas possible de tout accepter. Vous devez parfois refuser des demandes. Mais il ne vous est pas toujours facile de dire « non » de manière diplomatique.
Voici quelques pistes pour être plus à l’aise avec cette démarche.

1. Pourquoi a-t-on du mal à dire non ?

– Parce qu’on nous a appris dès tout petit à ne pas dire non (au moment de la crise du non autour de 3 ans, à l’adolescence, etc.). C’est considéré comme impoli de dire non.

– Parce qu’on confond souvent le non à une demande et le non à la personne qui formule cette demande et qu’on a peur de déplaire, de ne plus être aimé, apprécié, considéré. Voire peur d’être puni.

– Parce qu’on a le syndrôme de toute-puissance (si on me le demande, c’est que je peux/je dois le faire).

– Parce qu’on a peur de passer à côté d’une opportunité, d’une chance.

– Parce que nous faisons souvent :
. Ce que d’autres nous imposent avant ce que nous avons choisi,
. Ce qui provient d’interruptions d’autrui avant nos propres priorités,
. Ce qui se présente avant ce qui est important.

Bref, pas mal de peurs et de programmation initiale, qui nous conduisent à ne pas savoir dire non, presque de façon instinctive. Sans réflexion préalable.

2. Comment faire sauter les verrous qui vous empêchent de dire non ?

– Vous n’êtes pas des lampes électriques : on n’attend pas de vous une réponse instantanée, comme lorsqu’on appuie sur un bouton.
Donc, lorsque vous êtes sur le point d’accepter une demande, réfléchissez pour savoir si elle fait bien partie de vos missions.
Ne vous engagez pas dans une action tête baissée juste parce qu’on vous le demande, ou parce qu’il n’y a personne d’autre pour le faire.

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Mal mené, l’entretien annuel est source de conflit, cause de stress, et donc un élément contre productif. A l’inverse, bien préparé, bien mené, c’est un véritable levier de motivation de votre équipe, et vous aidera à en tirer le meilleur.

Si vous, manager, n’êtes pas convaincu de l’intérêt et de l’utilité de l’entretien annuel, alors comment voulez-vous que votre équipe s’y implique et s’investisse pour faire progresser l’entreprise ?

Cet article recense les erreurs fréquentes commises par les managers, qu’ils se doivent d’éviter s’ils veulent que leur campagne d’entretiens ait un effet bénéfique sur leur travail. Voici le détail des risques des entretiens pris à la légère :

– Se passer de préparation

– Mettre en avant uniquement les points négatifs

– Faire l’impasse sur les objectifs de l’année à venir

– Tomber dans les travers de « l’entretien sanction »

Négliger la préparation

En omettant la préparation individualisée de l’entretien annuel, vous risquez de perdre en crédibilité auprès de votre équipe. Vous lui envoyez un message négatif car vous lui signifiez clairement que vous n’êtes que peu concerné par son travail, et encore moins décidé à le faire progresser. Vous créez chez vos collaborateurs de l’incompréhension dans le meilleur des cas, et la volonté de quitter son poste par manque de reconnaissance de son travail dans le pire des cas.

Mettre en avant uniquement les points négatifs

Si vous restez focalisé sur les points négatifs, les échecs et vous limitez à une critique du travail de votre collaborateur, vous vous exposez à anéantir chez lui toute forme de motivation, et aurez toutes les difficultés pour le remobiliser sur les nouveaux objectifs. A vous d’aborder également les points de satisfaction. Un collaborateur en confiance sera plus enclin à recevoir les critiques et à les intégrer, et sera davantage ouvert au dialogue.

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J’ai récemment fait la connaissance de Rodolphe Simonot, consultant en performance organisationnelle.

Avec lui, j’ai découvert un domaine que je ne connaissais pas, et qui ouvre des perspectives étonnantes : le Lean Management.

Le principe du Lean Management consiste à mettre à contribution tous les acteurs d’une entreprise pour éliminer les gaspillages qui réduisent la performance d’une unité de production, notamment grâce à la résolution de problèmes.

Le Lean Management s’appuie sur la stratégie des petits pas, aussi appelée KAIZEN (« amélioration continue ») avec une forte implication de tout le personnel concerné par les processus à optimiser.

Le moteur de l’amélioration continue est le PDCA : Plan-Do-Check-Act.
1. Plan : Préparer, planifier (ce que l’on va réaliser)
2. Do : Développer, réaliser, mettre en œuvre (le plus souvent, on commence par une phase de test)
3. Check : Contrôler, vérifier
4. Act : Agir, ajuster, réagir (si on a testé à l’étape Do, on déploie lors de la phase Act)

Le Lean Management utilise aussi :

– Le 5S qui a pour objectif de ranger, de nettoyer, et d’éliminer les causes de nombreux petits problèmes source de perte d’efficacité.

– La VSM : Analyse de la chaîne de la valeur, des flux physiques et des temps d’écoulement de la production depuis l’entrée des matières premières jusqu’à l’expédition des produits finis emballés.

– Le management Visuel qui repose sur la transparence des résultats pour améliorer la réactivité aux problèmes constatés.

La méthode mise en place par Rodolphe Simonot a permis par exemple à un fabricant de métal de Dunkerque d’augmenter sa productivité de 10% ! Et pourtant, c’est une industrie généralement très efficace…

C’est que Rodolphe Simonot possède un secret.

En effet, il implante chez ses clients un Système de Gestion de la Performance qui permet aux entreprises d’augmenter leurs performances entre 10% et 50%, se chiffrant en milliers d’euros de gains.

Et cela fonctionne aussi bien dans différents domaines comme la chimie, la métallurgie, le textile et plus généralement le domaine manufacturier.

Pour faire connaître ses méthodes, il anime un blog reconnu sur le thème du Lean Management (Lean Digestion) et possède son site internet transformationlean.com

Plus récemment il a participé à l’écriture d’un ouvrage collaboratif : « 10 conseils Lean contre la crise ».

Aujourd’hui, il explique sa méthode en détail dans une série de 3 vidéos de formation, pour aider des entreprises à mettre ses outils en application, et il s’engage même à améliorer leur performance opérationnelle dans les 3 mois qui suivent.

Vous pouvez voir la première de ces vidéos sur transformationlean.com

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